Lohnt sich Projektplanung?

Lohnt sich Projektplanung?

Von unseren Auftraggebern und Kunden sind wir immer mit der Erwartung einer perfekten Projektplanung konfrontiert. Ein Projekt soll im magischen Dreieck (Zeit- Qualität- Budget) abgewickelt werden. Es soll sich damit perfekt in die Organisation der Linie integrieren. Möglichst geräuschlos.

Dabei vergessen wir aus meiner Sicht zwei wichtige Aspekte:

Was ist ein Projekt?

Die GPM definiert ein Projekt als ein Vorhaben, welches an sich einmaligen Charakter hat, sich somit grundlegend von Aufgaben der Linienorganisation unterscheidet. Einmaligkeit? Bedeutet das nicht auch, dass wir so etwas  in der Form noch nicht gemacht haben? Ergo können wir nicht genau wissen, was auf das Projekt zukommt.  Wir als Projektleiter planen dann mit Hilfe der entsprechenden Experten und basierend auf unserer Erfahrung die Projekte und hoffen, kämpfen dafür, dass es auch so eintritt.

Das soll nicht bedeuten, dass Grossprojekte wie der Flughafen Berlin nicht planbar gewesen wären, das hat aus meiner Sicht wenig mit Projektmanagement zu tun. Auch Mammutprojekte wie  der Gotthard Basistunnel werden in Plan fertig (siehe GPM Magazin 03.2017). Übrigens für mich als Ingenieur und Projektleiter ein absolutes Gänsehautprojekt.

Komplexität als potentieller Killer

Gerade in der IT steigt die Komplexität immer stärker an. Dabei spielen mehrere Faktoren eine Rolle:

1. Die Anforderung der Kunden / User in Bezug auf Verfügbarkeit, Funktionalität werden immer höher, da Sie es ja aus dem privaten Bereich so gewohnt sind. Sei es die APP für den Fernseher, oder die Möglichkeit alles, überall machen zu können.
2. Die großen Player, wie Microsoft, Suse, IBM, CISCO und andere, die im Bereich APP und Infrastruktur als Standard gesetzt ist, treiben uns mit Abkündigungen, Cloudanwendungen usw..Hier sind die meisten IT Abteilungen, selbst bei permanenter Weiterbildungen oft im Hintertreffen.
3. Legale Aspekte wie IT Security, Lizenzmanagement und Umgang mit sensiblen Daten stellen gerade bei global agierenden Unternehmen große und sich ständig ändernde Anforderungen an die Projekte.
4. Meist sind viele IT Projekte gleichzeitig unterwegs, die  mittels eines Programms oder einer Projektportfolios gesteuert werden. Aber die vielen kleinen Probleme können auf dem Level nicht verhindert werden, sondern müssen vom Projektleiter und seinem Team adhoc gelöst werden.  Da gerät der Projektplan schnell in den Hintergrund.

Das kostet Zeit und Geld. Und wenn es dann nicht läuft, ist der Schuldige schnell ausgemacht. Der Projektleiter. Pflichtbewusst stellen wir dann Changes, bauen Projektpläne um, versuchen wieder „planbar“ zu werden.

Mein Fazit:

Planung ist absolut notwendig. Unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen, Komplexität, Umfeld, Stakeholder überlege ich mir mittlerweile oft, welchen Detaillierungsgrad ich für angebracht halte.  Auch die Frage nach der Methode, Wasserfall oder Agil oder Hybrid mit einem vernünftigen Scrumboard ist nicht pauschal zu beantworten.

Manchmal ist weniger mehr und gaukelt  den Kunden keine Scheingenauigkeit vor. Mit der entsprechenden Kommunikation halte ich das mittlerweile für eine gute Alternative.